２０２０年７月から９ヶ月間、地方公務員オンラインサロンで『教えて！みんなの仕事！新規参加者歓迎交流会』という企画を持たせてもらいました。
Zoomを使えるようになった人が増え出したタイミングでのオンラインイベント企画で、最初は不安もありました。
しかし、終わってみれば、とても良い経験と楽しさが残りました。
「オンラインイベントの企画・運営って、どうすればいいの？」
今どこかに、このように思っている人もいるかもしれません。
そのような人たちのためにも、今回の私が行った企画・運営の全てを、記録として残しておきます。
では、どのような動き方をしていたのでしょうか？
今回は、９ヶ月の間、毎月地方公務員オンラインサロンのイベント運営をさせていただいた開催記事の全てと企画ノウハウをまとめてみたので、ご紹介します。
地方公務員オンラインサロンとは？
地方公務員オンラインサロンは、 地方自治体を応援するメディア「 Heroes of Local Government（HOLG「ホルグ」）」を運営する株式会社ホルグが行っている月額１，８００円の有料コミュニティです。
公式の概要文章は、以下のとおりです。
地方公務員オンラインサロンは、地方公務員が限定で加入できる有料コミュニティです。全ての地方公務員が肩ひじ張らず、楽しく勉強・交流できる場を目指しています。
詳しくは、以下の記事をご覧ください。
教えて！みんなの仕事！新規参加者歓迎交流会
では、ここでは、「教えて！みんなの仕事！新規参加者歓迎交流会」がどのような企画だったかをご紹介します。
企画の趣旨！
「たくさんの人たちと交流したいな！」
「最近地方公務員オンラインサロンに参加したけど、まだうまく交流出来ていないな！」
「どうサロンを使っているのかをみんなに聞きたいな！」
「新しく入ってきた人たちとも交流を広げたいな！」
企画の目的は、地方公務員オンラインサロン参加者がすぐに仲間が作ることができるように、安心して楽しめる場を作ることです。
参加者の仕事を教えてもらいながら、普段交流がないような人たちを繋ぐことをしていました。
イベントの全体像は、以下のようなものです。
- 講演パート（１人１５分ほど×４名）
- 歓迎交流会（２０分×２回）
今までの開催一覧！
本イベントの企画・運営は、どのようにやってきたのか？
ここからは私自身の記録的に、どのようにして、このイベントの企画を行ってきたのかをお話します。
そこまで難しいことはしていないのですが、誰かのお役に立てば嬉しいです。
①登壇依頼と調整
まずは、登壇者探しと登壇依頼・調整です。
この動き出しは、イベント開催予定の２ヶ月程前から始まります。
主にFacebookグループで活発な活動が行われている地方公務員オンラインサロンには、参加者の自己紹介投稿スレッドがあります。
この自己紹介投稿スレッドで気になる人を見つけて、声かけを行いました。
そして、登壇依頼者に対して、挨拶と登壇のお願いに関するFacebookメッセンジャーを送ります。
そこでは、「なぜあなたなのか？」をしっかりと書いた上で、依頼をするようにしました。
私自身、「誰でもいい！」という気持ちで登壇者を選ぶことはありませんでした。
そのため、「あなただからお願いしたい！」という気持ちを全面に出したメッセージを送らせてもらいました。（熱苦しいメッセージですいませんでした。）
その後、承諾いただいた方で、メッセンジャーグループを作成しました。
②イベントの企画を詰める
次に、イベントの企画内容を詰めていきます。
まず最初に行ったのは、日程調整です。
ここでは、主に「調整さん」を使いました。
誰でもシンプルに使える仕様なので、とても重宝しています。
日程が調整出来たら、サムネイル画像とイベントページの文章案を作成します。
この時は、登壇者から簡単な略歴やプロフィール写真データをいただいて、最初に決めたフォーマットにはめ込んでいきます。
連続企画だったので、一番最初に大枠を作っておいたことで効率が良くなりました。
サムネイル画像とイベントページの文案を登壇者の方にチェックしてもらい、その後に初めてFacebookグループのイベントページをオープンさせました。
この時に、グループで招待出来るサロンメンバーは全員招待して、補足できなかった方々をHOLG主宰の加藤さんにお願いしました。
このようにして、イベント開催の案内まで完了しました。
③企画当日に向けた確認事項を忘れない
次に、企画当日に向けた諸々の確認です。
確認と言っても、そこまで難しいことはしません。
簡単にまとめると、以下の５つです。
- スライドを作成するか？
- 自身で画面投影するか？
- ブログ記事にして良いか？
- 実名、自治体名、写真の掲載は？
- 録画をして、サロンで共有する
スライドも、基本的には全てお任せですし、ブログ等の可否も強制力はありません。
課外活動なので、あくまで「無理なく」をベースにしていただきました。
④事前顔合わせ会
次に、事前の顔合わせ会です。
だいたい１、２週間前に行っています。
ここで顔を合わせておくことで、当日がとても楽に進めることが出来ました。
いきなり「はじめまして」よりも、心の余裕が出来るためです。
この打ち合わせでは、Zoomの接続確認や画面共有の練習、登壇順番決めなどを行いました。
あとは、ゆるゆると雑談をしながら、３０分ほどで解散というライトなものです。
ここで楽しそうな写真を撮って告知に使うことで、「あ、楽しそうな会だな」と誰かに伝わっていれば嬉しいです。
⑤企画当日
では、いよいよ企画当日です。
当日のタスクは、以下の３つだけです。
- 録画
- 司会進行
- ブレイクアウト
基本的には、一人で全然出来る作業量です。
ここまでの準備が事前に出来ていれば、自分自身も楽しみながら出来るでしょう。
また、登壇者のことを事前にリサーチして質問を数個準備しておくことで、なお良い会になるかもしれません。
⑥企画終了後
最後に、企画終了後の作業です。
録画を見ながら、企画レポートのブログ執筆を行います。
楽しかった時間を改めて体感することで、二度お得な気分でした。
ブログの内容は、登壇者にも確認してもらいます。
そして、ブログ記事を公開して、TwitterなどのSNSでも拡散をします。
より多くの人に地方公務員オンラインサロンでの企画内容を届けて、参加者が増えたら良いなという想いもあります。
そして最後に、地方公務員オンラインサロンのFacebookグループに、録画動画とブログ記事をアップして、一連の企画が完了となります。
オンラインイベントの企画から運営まで、意外とやってしまおうと思えば一人でも出来るんだなと思う日々でした。
まとめ
今回は、９ヶ月の間、毎月地方公務員オンラインサロンのイベント運営をさせていただいた開催記事の全てと企画ノウハウをまとめてみたので、ご紹介しました。
あっという間の短い期間でしたが、私自身とても楽しみながら出来ました。
また、本企画を通じて、オンライン上で人と人が繋がる場面を見て、とても嬉しく思いました。
このような機会をくださったHOLG主宰の加藤さんには、ただただ感謝です。
またいつか、地方公務員オンラインサロンの参加者で集まれるような企画も考えてみたいです。
その時までに、ぜひ地方公務員のみなさんは、地方公務員オンラインサロンへご参加ください。
一緒にゆるく楽しく交流しましょう。
