地方公務員ブロガー 納 翔一郎~富田林INFORMATION×WORK×LIFE~

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私が少しでも業務効率化を図るために行なっている「プチ働き方改革」とは?

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最近「働き方改革」という言葉を、よく耳にするようになりました。
一般的に働き方改革とは、「いかに生産性を上げるか」というものです。
そして近年では、地方公務員においても、働き方改革を問われるようになってきました。

しかし現実は、時間外勤務を減らすためだけの小手先の取り組みが多く見られます。
結果として、家に仕事を持ち帰るなどのサービス残業も増えている人が多いとも聞きます。
働き方改革は言葉だけ」と思われても仕方がないような感覚さえあります。
しかし、地方公務員においても、働き方改革は必要です。

地方公務員の人数は年々減少しているにもかかわらず、業務量は年々増えています。
その状況の中で「今まで通り」を貫くことは、困難な時代になっています。
つまり、まずは「意識改革」と「業務効率化」が必要だと思います。

では、実際にどのようにして動いていけば良いのでしょうか?
今回は、私が少しでも業務効率化を図るために行なっている「プチ働き方改革」について、ご紹介します。

私が行なっている5つの「プチ働き方改革」とは?

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私は元々、働き方をあまり意識したことがありませんでした。
しかし、あまりにも残業が続いたり、効率の良さを感じなかったので、何か改革が必要だと思うようになりました。
その中で、「自分で簡単にできることをまずは実践しよう!」ということで取り組んでいることが、「プチ働き方改革」です。

この「プチ働き方改革」は、人それぞれだと思っています。
今回は私が行なっている事例を紹介しますので、一つのご参考程度としてください。
そして、自分に合う「プチ働き方改革」を実践してみてください。

タスクの可視化!

業務効率化において、私自身一番効果が出ていると感じているものが「タスクの可視化」です。
ノートやメモ帳などにタスクを書き出すことで、「今日は何をやらないといけないか?」をきちんと把握することができます。

私は特に、始業後5分と終業前5分の時間の使い方を重要視しています。
どれだけ急ぐ仕事があったとしても、始業後の5分間は「今日やらなければならないタスクとやりたいタスクの書き出し」を行っています。
特に「今日やらなければならないタスク」を可視化することで、今日の過ごし方の全体像がなんとなく見えてきます。

タスクの書き出しに慣れてきたら、書き出したタスクの横に「おおよその所要時間」も書くと、タイムマネジメントが楽になります。
そして、書き出したタスクに優先順位をつけて取り組むことで、より効率的に行うこともできます。
私個人のポイントとしては、「すぐに終わるものほど、先にやってしまう」ことです。

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また、終業前の5分間も極めて重要です。
始業後に書き出したタスクがどこまで出来たかの進捗管理と反省を行います。
進捗管理と反省をするだけで、翌日以降の仕事の状況が漠然と見えてきたり、残業の目処も立てることができます。

更に、所要時間を書き出している人は、実際にかかった時間も記録することで、「どうしてこんなに時間がかかったのか?」「どうして思ったより時間がかからなかったのか?」を考えることが出来ます。

これらのように、タスクの可視化には「タスクマネジメント」と「タイムマネジメント」の面で、大きな効果を発揮しています。
最初の「書き出し」から最後の「反省」まで、是非実践してみてください。

簡単な庶務業務ほど徹底的に効率的にする!

「タスクとして可視化するほどでもない!」という庶務業務って、たくさんあります。
そのような庶務業務ほど、徹底的に効率的にしましょう。

あまり意識していない人がいるかもしれませんが、簡単な庶務業務ほど1日あたり結構な時間が使われています。
私個人としては、庁内の照会対応などは、もっと組織として何とか効率的に出来ないものかと常々思うところもあります。

ここで述べたいのは、組織的なものというよりかは、個人的な処理の仕方です。
例えば、以下のようなイメージです。

  • 便利なエクセル関数を数個覚えて、集計業務を楽にする。
  • ショートカットキーを駆使する。など

出来ることから少しずつ効率化に挑戦することで、改善に繋がっていくものだと思っています。

naya0708.hatenablog.com

メールは溜めない!

「メールを毎日、未読件数0件にして帰る!」

これを出来ている人は、どれくらいいるのでしょうか。
私は、出来ていない人も意外と多いと感じています。

メールは可能な限り全部捌いて、「未読件数0件」を目指して帰りましょう。
処理しきれないものは、やむを得ません。
しかし、メールのチェックはしっかりとその日のうちに行いましょう。

「このメールの処理、やった?」
「あ、今日までだった!」

メールを一通り見るだけでも、翌日のタスク管理が楽になりますよ。

極力ペーパーレス!

働き方改革において、ペーパーレスはひとつのポイントになります。

地方公務員の業務において、紙媒体で多く管理していても、実際はほとんど見ることがありません。
むしろ、書類ばかりが溜まり、いざ必要な時にはどこに綴じているかわからないほどです。

「もしもの時の念のため」な紙書類ほど、データで管理する方が効率的です。
データで管理することにより、資料を探す際の索引が非常に楽になります。
ただし、データのタイトルやフォルダ管理をしっかりすることが前提となるので、そのことを念頭に置いておきましょう。

また、ペーパーレスは、所属部署によっては非常に難しい場合もあります。
そのため、「極力ペーパーレス」と私は呼称しています。
無理なことを無理にする必要はありません。

業務時間外に他部署とのコミュニケーション!

「他部署の人とコミュニケーション取ることが働き方改革!?」と思う人が多くいると思います。
これは所属自治体によるものがあると考えています。

「隣の部署は何をやっているか知らない。」
「同じ部内だけど、どんな事業やってるかよくわからない。」
「窓口でどんなサービスをしているか知らない。」

このようなことは、割と当たり前にあるのかなと感じています。
そのため、他部署のことを知ることで、もしかしたら自分の部署の取り組みがもっと効果的に出来るかもしれません。

まとめ

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私が少しでも業務効率化を図るために行なっている「プチ働き方改革」について、ご紹介しました。

働き方改革」と言われると大層に聞こえますが、そこまで大きいことを成し遂げる必要はありません。
まずは自分の身の回りの小さいところから、改善する意識を持つだけでも、時間と共に大きく環境は変わっていきます。
無理はせずに出来ることからで良いです。

私は自分なりの「プチ働き方改革」を実践して、残業時間やプライベートの充実具合がかなり変わりました。
以下が実際の残業時間の変化です。(選挙事務従事は除きます。)

  • 2017年:約200時間
  • 2018年:約140時間
  • 2019年:約60時間(見込み)

元々、企画部局なのでそこまで多い方ではありませんが、些細なことでも効率化することで、実際に仕事のリズムや生活の充実が図れています。
また、業務を効率化することで、「やりたい仕事」に挑戦することも出来ています。
そのため、ちょっとした業務効率化だけで、「やりがい」も生まれています。

どんなことからでも、どんな内容でも良いです。
皆さんもそれぞれの「プチ働き方改革」を実践してみませんか?

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