みなさんは、どれだけExcelを使いこなしていますか？
地方公務員は、資料作成でExcelを頻繁に活用しますが、「意外と使いこなせていないのではないか？」と私は感じています。
Excelは、単純作業であったとしても、少しの工夫で時間削減を図ることができるものです。
その工夫とは、「関数」と「ショートカットキー」の活用です。
しかし、「関数」は、数学の数式を覚えるようで抵抗がある人も多くいるでしょう。
そのような人たちに、ぜひ「ショートカットキー」から覚えてみてほしいです。
私は、「ショートカットキー」を覚えてから、Excelの作業スピードが早くなりました。
おそらく、マウスの使用頻度が減ったことによるスムーズなタイピングに繋がっていることが、大きな要因ではないかと考えています。
では、どのようなExcelのショートカットキーが便利なのでしょうか？
今回は、作業時間短縮のために地方公務員が覚えておきたいExcelショートカット術について、ご紹介します。
Excelショートカット術１０選〜初級編〜
まずは、Excelショートカット術の初級編です。
初級編として紹介するショートカットキーは、絶対に習得しておいてほしい１０個です。
一般的に「知っていて当たり前」と位置付けても過言ではないショートカットキーです。
知っている人は復習に、知らない人は習得出来るようにしましょう。
- 「Ctrl & A」：全選択する。
- 「Ctrl & B」：太字にする。
- 「Ctrl & C」：コピーする。
- 「Ctrl & X」：切り取りする。
- 「Ctrl & V」：貼り付けする。
- 「Ctrl & Z」：元に戻す。
- 「Ctrl & U」：下線を引く。
- 「Ctrl & I」：斜体にする。
- 「Ctrl & 1」：セルの書式設定を開く。
- 「Ctrl & S」：上書き保存をする。
Excelショートカット術１０選〜中級編〜
次に、Excelショートカット術の中級編です。
中級編として紹介するショートカットキーは、無意識に使えると便利な１０個です。
Excelのツールバーでは頻繁に使うけれど、ショートカットキーとしてはあまり使わないであろうものを選びました。
単純に「知らなかった！」と思った人は、是非早速実践してみてください。
- 「Ctrl & スペース」：列を全選択する。
- 「Shift & スペース」：行を全選択する。
- 「F12」：名前をつけて保存する。
- 「Ctrl & Y」：直前の操作を繰り返す。
- 「Ctrl & F」：検索する。
- 「Ctrl & H」：置換する。
- 「Ctrl & 矢印」：データの最後まで移動する。
- 「Ctrl & Shift & 矢印」：データの最後まで一括して選択する。
- 「Ctrl & PageUp」：左のシートに移動する。
- 「Ctrl & PageDown」：右のシートに移動する。
Excelショートカット術１０選〜上級編〜
最後は、Excelショートカット術の上級編です。
上級編として紹介するショートカットキーは、興味があれば覚えれば良いという１０個です。
いずれもExcelの機能としては活用しますが、ショートカットキーが３つ以上となるため、少し手間かもしれません。
もし興味があれば、一度使ってみてください。
- 「Ctrl & Shift & ＋」：セル・行・列を挿入する。
- 「Ctrl & −」：セル・行・列を削除する。
- 「Shift & Alt & =」：SUM関数。
- 「Shift & Ctrl & L」：フィルターをかける。
- 「Alt + H + L + 1」：セルの内容を左揃えで表示する。
- 「Alt + H + A + C」：セルの内容を中央揃えで表示する。
- 「Alt + H + R」：セルの内容を右揃えで表示する。
- 「Ctrl & Shift & 4」：表示形式を通貨表示にする。
- 「Ctrl & Shift & ^」：表示形式を標準表示にする。
- 「Alt + H + W」：文字を折り返して全体を表示する。
まとめ
今回は、作業時間短縮のために地方公務員が覚えておきたいExcelショートカット術について、ご紹介しました。
地方公務員は、資料の作成で日常的にExcelを活用します。
少しだけ便利なショートカットキーを使いこなすだけで、作業時間がグッと短縮できるかもしれません。
また、本記事では、初級編、中級編、上級編の合計３０個のExcelショートカットキーを紹介しましたが、いきなり使いこなせるようになることはありません。
長い期間、何度も繰り返して使用することで、初めて習得出来るものです。
そして、将来的に無意識でショートカットキーを使えるようになったとき、あなたのExcelの作業能力が上がっていることでしょう。
まずは、焦らずにじっくりとチャレンジしてみてください。
そして、本記事で紹介していないショートカットキーも試してみてください。