地方公務員ブロガー 納 翔一郎~富田林INFORMATION×WORK×LIFE~

地方公務員のこと、富田林市のこと、公務員本の読書記録などを書くブログです。

WEB会議ツール「Zoom」を使う7つのメリットと活用方法とは?

サムネイル画像

「オンライン会議ってどうなの?」
「WEB会議ツールって何がおススメなの?」

このような方々に私がおススメしたいのが「Zoom(ズーム)」です。
Zoomは、ビデオと音声を活用して遠方の相手とコミュニケーションをとることができます。
また、ビジネスでの活用に使い勝手が良い機能が多く搭載されています。

では、いったいZoomでどのようなことができるでしょうか?
今回は、WEB会議ツール「Zoom」を使う7つのメリットと活用方法について、ご紹介します。

Zoomとは?

f:id:naya0708:20200301125837j:image
では、まずはZoomがどういうものかについて、簡単にご紹介します。

Zoomとは?

Zoomとは、パソコン、タブレットスマートフォンを使って、セミナーやミーティングなどをオンラインで開催するためのアプリです。
主催者から招待URLまたは、ミーティングIDを受け取り、参加することができます。
Zoomのパーフェクトマニュアルもあるので、こちらも是非ご覧ください。

zoomy.info

Zoomへの参加方法とは?

では、Zoomにはどのようにして参加するのでしょうか?
それぞれの端末別にご紹介します。

パソコン

パソコンでの事前の設定は必要ありません。主催者から招待URLまたは、ミーティングIDを受け取り、開催時間になれば招待URLを開くかZoomアプリにてミーティングIDを入力するだけです。

zoomy.info

タブレットスマートフォン

事前にタブレットスマートフォンに「Zoom Cloud Meetings」というアプリをダウンロードする必要があります。それ以外はパソコンと同じで、主催者から招待URLまたは、ミーティングIDを受け取り、開催時間になれば招待URLを開くかZoomアプリにてミーティングIDを入力するだけです。

zoomy.info

Zoomを活用する7つのメリット!

走る画像

Zoomを活用することには、多くのメリットがあります。
是非多くの人にメリットを感じてもらい、まずは一度使ってもらえたらと思います。

  1. 無料で簡単に使える!
  2. 動作が安定している!
  3. 遠くにいる人と繋がれる!
  4. チャット機能がある!
  5. 画面共有ができる!
  6. 録画ができる!
  7. 通信量が少ない!

無料で簡単に使える!

Zoomは、基本的に会員登録などの必要もなく、無料で使うことができます。
無料で利用する場合は、それぞれの会議室が40分までに制限されています。
ただし2人だけでの利用の場合は、時間制限はありません。

また、パソコン、タブレットスマホのどれでも使えます。
どこでもどの端末でも使えることは、非常に大きなメリットです。

動作が安定している!

これは主観ではありますが、Zoomは非常に動作が安定しているように感じます。
インターネット環境が不安定だと、「接続が不安定です」というメッセージが出るので、そのメッセージが出ない限りはクリアに使えているものだと思います。
よほど電波が不安定な環境でない限りは、クリアに使えているツールです。

遠くにいる人と繋がれる!

「オンラインで繋がる」ということなので、遠くにいる人と簡単に繋がることができます。
WEB会議の一番のメリットです。
例えば、大阪と東京の人がわざわざ多くの交通費を使って会う必要がありません。

私は「地方公務員オンラインサロン」へ参加しており、Zoomで月約2回のオンラインセミナーやその他随時開催される交流会・企画に参加しています。
そこで全国各地の地方公務員の方々と繋がることが出来て、普段の業務では絶対に得ることが出来ない学びと刺激と気付きを得ることが出来ています。
出会いや繋がりは本当にかけがえの無い財産なので、Zoomを通じて皆さんも多くの繋がりを生んでいただければと思います。

naya0708.hatenablog.com

チャット機能がある!

Zoomには、チャット機能があります。
セミナーなどで登壇者以外がチャットを使って質問や感想を書いたり、URLを共有することなども出来ます。

また、意外と知られていないのですが、チャットの内容は保存も出来ます。
チャットでのやりとりを後で振り返りたい時には良いかもしれません。

画面共有ができる!

私が一番便利だなと思っていることは、画面共有が出来ることです。
参加者が作った資料を見ながら話をすることも出来るので、とても有意義な時間を過ごすことが出来ます。
使い方や会議の進行方法によっては、画面共有をしながら作業を進めることも可能でしょう。
いろいろな可能性が広がる機能です。
チームでの打ち合わせなどでは、とても有効だと感じています。

録画が出来る!

Zoomには、録画機能があります。
画面上は「レコーディング」というボタンで表示されています。
ZoomでのWEB会議を録画して参加できなかった人へ共有したり、動画データを加工して二次利用をすることもできます。
もちろん共有する時には参加者への許可をとっておく必要もありますが、画面共有しながら進めたものを録画で残せることは非常に大きなメリットです。

通信量が少ない!

オンラインで会議をする上で一番多くの人が心配することは「通信量」です。
「すぐに通信制限がかかりそう!」
「今月使い過ぎてるからやめておく!」
このようなお話もあるかもしれませんが、Zoomでの通信量は、Youtubeで動画を見るなどよりも遥かに少ないです。

  • Skype音声通話:1分3MB
  • Skypeビデオ通話:1分36MB
  • 動画:1分18MB
  • フルHD動画:1分60MB

(参考:よくある質問|海外WiFiレンタルなら【イモトのWiFi】

上記に対して、Zoomは1分で3〜5MBです。
つまり、1時間あたり下記の通りとなります。

  • Skype音声通話:180MB
  • Skypeビデオ通話:2160MB
  • 動画:1080MB
  • フルHD動画:3600MB
  • Zoom:180〜300MB

Zoomは、3時間使っても1GB程と言われています。
そのため、通信量の心配はそこまで強くないと言えるでしょう。

Zoomの活用方法とは?

f:id:naya0708:20200301125359j:image
では、Zoomにはどのような活用方法があるでしょうか?
私が思う使い方について、簡単にご紹介します。

プライベートで使う!

主に、簡単な打ち合わせやセミナー等の参加・主催での活用が出来ます。
仕事以外のことでも、他人と調整する事案がある時には使い勝手が良いです。
「わざわざ会う」ということをする必要がないからです。

また、現在では「オンライン飲み会」を行う企業や人も増えてきています。
オンラインの在り方が変わってきたからこそ、今後更に多様な使い方がされるのではないかと思います。

仕事で使う!

地方公務員においては、ほとんどWEB会議が出来る環境が整っていません。
しかし、もし導入が出来れば、非常に働き方が変わるものとなるでしょう。
特に、遠方者との会議や打ち合わせ、セミナー参加など、「旅費」の節約にも繋がりますし、間違いなく効率的になってくると考えています。
また、民間企業との打ち合わせなども楽に出来るようになるでしょう。

私が地方公務員の皆さんに一番活用してほしい使い方としては、「他の自治体職員との気軽で密な情報交換」です。
だいたいどこの自治体も、同じような業務を遂行しています。
もし何か判断が難しい時や法律が改正された後の対応については、活発に意見交換を交わしたり、自分の自治体では生まれなかったアイデアやノウハウを得ることが出来るかもしれません。
また、災害時などでも効果を発揮する場面も多くあるかもしれません。

「遠方者と簡単に繋がれる」だけで、地方公務員の業務は大きく変わる可能性を秘めています。
多くの自治体でWEB会議ツールの導入が進むことを願います。

まとめ

まとめ画像

今回は、WEB会議ツール「Zoom」を使う7つのメリットと活用方法について、ご紹介しました。

私自身もZoomを活用し出してから、働き方や大価値観が大きく変わりました。
それは、今まで出会うことが出来なかった遠方の人と繋がることにより、新しい考え方や知見、気付きがあったからです。
それをより多くの人と行って、更に地方公務員業界全体が活性化していけば良いなと切に思っています。

本編では述べませんでしたが、Zoomの小ネタとして、名前を分かりやすい形に変更することもおススメしています。

「私はこの自治体です!」
「私はこういうことをしています!」

このようなことを一目で主張出来るためです。
意外と名前から話が弾んでいくこともあるので、是非実践してみてください。

f:id:naya0708:20200301125557j:image

また、今回よんなな会が初のオンライン開催となりました。
よんなな会では、多くの学び・気付きと交流・刺激があります。
普段話を聞くことが出来ないような人の話を聞くことも出来ます。
3月8日に開催されるので、是非学生と公務員の皆さんはご参加ください。
申し込みも受付中です。(3月1日現在)

yonnanaonline0308.peatix.com

新型コロナウイルスの影響もあり、世の中が一気にオンライン開催モードへと切り替わってきました。
その中で「目指せ1000人!?日本全国の公務員がオンラインで繋がる史上最大の公務員イベントを目指します!」と新しい可能性に前向きにチャレンジするよんなな会の皆さんを、私は全力で応援したいと思います。

naya0708.hatenablog.com

Twitterのフォローも是非お願いします!