地方公務員ブロガー 納 翔一郎~富田林INFORMATION×WORK×LIFE~

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若手地方公務員は必読!情報共有の重要性とは?

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皆さんは「ホウ・レン・ソウ(報告・連絡・相談)」していますか?
「ホウ・レン・ソウ」は、社会人の基本とも言われています。
「ホウ・レン・ソウ」などによる情報共有の取組みは、その場所にあった様々な形で行われています。

しかし、「情報共有がうまくいかない!」ということが、どこの自治体でも共通の悩みとなっています。
情報共有のミスによるトラブルを防止し生産性・サービスの向上を図るためには、情報共有の重要性を理解しておくことが必要です。
また、特に若手地方公務員ほどしっかりと確実に理解しておきたいことです。

では、なぜそこまで情報共有が重要なのでしょうか?
今回は、若手地方公務員は知っておくべき情報共有の重要性について、ご紹介します。

naya0708.hatenablog.com

なぜ情報共有をするのか?

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まずは、なぜそもそも情報共有をする必要があるのかを確認します。
例えば、所属する課や係での取り組みとしては、以下のような理由が考えられます。

  • 誰が何をやっているか?
  • 仕事がどこまで進んでいるか?
  • 問題が発生していないか? など

情報共有の役割は、上記のことを自分の心の中だけではなく「全体に見える化」して、組織やチームメンバーと協働して取り組んでいくことです。
もしも、自分が急な用事でいなくなっても仕事が通常で回るできる職場環境を築くことが、情報共有の最大の目的です。

私たち地方公務員の仕事は、仕事が通常運転であることが当たり前であり、仕事が滞ると住民へのサービス低下に直接影響します。
そのため、地方公務員こそ情報共有が大切だと言えるのです。

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情報共有のメリットとは?

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情報共有には、様々なメリットがあります。
その中でも、私が特に大きいと思うメリットについて、ご紹介します。

生産性・サービスの向上に繋がる!

情報共有をして組織やチームで同じ情報を持つことで、自分では気付けないことや新しいアイデアなどが生まれることがあります。
皆さんは「その話を知っていれば、もっと楽に仕事が出来たのに!」といった経験はありませんか?
組織やチームの仲間へ情報を開示することで、生産性・サービスの向上に繋がる可能性を秘めています。
より良いサービスを展開するためにも、積極的に取り組むべきと言えるでしょう。

トラブルの防止などに繋がる!

日頃から組織やチームで同じ情報を持っていると、トラブルの未然の防止やトラブルが起きた時の迅速な対応などができます。
情報共有が出来ていないと、事前に対処できたはずのトラブルが起きたり、トラブル後も個人で抱え込むことで対応が遅れてしまう可能性もあります。
最悪のケースを避けるためにも、情報共有は必要なことだと言えます。
トラブルによるリスク回避や迅速な対応のためにも、情報はしっかりと共有しておきましょう。

職場環境の改善にも繋がる!

情報共有での大きな効果は、職場環境の改善です。
職場内のコミュニケーションが活性化することによる良好な関係の形成です。
組織やチームで動くうえで、関係が良好な職場環境であれば、とても働きやすいです。
わからないことはすぐに相談できたり、仕事がスムーズに進んでいき、結果として、生産性・サービス向上に繋がる仕事も生まれやすいでしょう。

情報共有をうまくする方法とは?

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皆さんの職場では、情報共有がうまく出来ていますか?
大半の人が「出来ていない」と答えるでしょう。
では、どのようにすれば情報共有をうまくすることができるのかを考えてみたいと思います。

情報共有の重要性を理解する!

まず欠かせないことが、情報共有の重要性を理解しておくことです。
先ほどお話したメリットを理解していれば、情報共有は重要だということがわかるかと思います。

その内容を、組織やチームの仲間とまずはしっかり共有し、「情報共有は重要だよ!」と広めましょう。
情報共有の重要性を組織やチームとして理解することが、最低限の第一歩ではないかと考えます。
何もきっかけがなければ、「業務を効率的・効果的にやるためにも!」や「職場環境や市民サービスをより良くするためにも!」という理由をたてて、情報共有を提案してみましょう。

情報はきちんと理解しておく!

情報を共有するにしても、伝える側がその情報を理解していなければ、「意味がわからない共有」となります。
この場合、相手も「だから何?」となってしまい、情報の意味が全くなくなってしまうので、注意が必要です。
情報の根本となる部分は、しっかりと理解しておきましょう。

また、本当に「意味がわからない情報」でもメンバーに共有することで、「意味がわかる情報」になることもあります。
簡単に言えば、「自分がわからなくても、誰かが知っている」というケースです。
わからないことを共有することで、理解が深まり勉強にもなります。
若手地方公務員こそ、わからないことは積極的に共有していきましょう。

「伝える」と「伝わる」は違う!

「伝える」と「伝わる」は違うことをしっかり認識しておきましょう。
「当たり前だ!」と感じる人は多いと思いますが、実際のところ、出来ていない地方公務員は多いと言っても、過言ではありません。

例えば、文字が端から端までびっしり埋まったA4用紙を「〇〇の件で情報共有します。読んでおいてください。」と言われて渡されて、ちゃんと伝わると思いますか?
A4用紙を渡した側は「伝えた」気になっていませんか?
情報を伝えたつもりが伝わっていないということは、どんな時でも起きる可能性があります。

対策方法としては、伝え方を鍛えることはもちろん、伝えられた側は受けた情報を確認する習慣をつけるなどのリアクションをすることでもある程度解決します。
更に、業務日誌などに内容や情報を記録しておくこともおススメです。
文字にして視覚的に残すことで、後から見返すことができます。
また、「言った!」「言っていない!」の議論を避けることにも繋がります。

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後任への情報共有が超重要!

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必要な情報共有は「今」だけではなく、「未来」へも行うことが重要です。
つまり、自分の後任への共有という意識も必要となります。

「担当者が変わる度に対応が違う!」と言われたことはありませんか?
もしくは、前任と同じ失敗を繰り返した経験はありませんか?
担当者が変わる度にこのようなことが起きていれば、いつまでも業務は効率的になりませんし、生産性やサービスも向上しません。
更に、長時間労働の根幹でもあると思います。

取り組みとしては、「将来の今の部署への情報共有」として、次の担当者や更にその次の担当者が少しでも仕事が楽になるための情報共有をするようにしましょう。
情報共有の方法としては、引継ぎ書や業務日誌の作成です。
ただし、引継ぎ書や業務日誌も、文字ばかりでたくさん埋めても「伝わらない」ので、工夫は必要です。

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まとめ

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今回は、若手地方公務員は知っておくべき情報共有の重要性について、ご紹介しました。

情報共有としては、朝礼、係での定例会議、メールやSNSなどの方法で行われているところが多いと思います。
私の職場では、毎週月曜日がスケジュール等の定例会議日となっています。

組織やチームにとっての情報共有は、生産性・サービスの向上や職場環境の活性化、そして、トラブル防止などの大きな役割を果たします。
特に若手地方公務員は、「トラブル防止」や「知らないことを教えてもらう」という意味合いでも、情報共有を積極的に行っていくべきでしょう。
早速、明日からでも取り組み始めてみてください。

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