地方公務員ブロガー 納 翔一郎~富田林INFORMATION×WORK×LIFE~

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Zoomのオンラインイベントの幹事が知っておきたい8つのコツとは?

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新型コロナウイルス感染症による外出自粛が続いた中で、オンラインミーティングやオンライン飲み会をしている人も多いのではないでしょうか?

私は日頃より、Zoomを活用したオンラインミーティングやセミナーの主催・参加をしています。
その中で、何度か幹事を繰り返すうちに、いくつかのコツがあることに気付きました。
これらのコツを意識するだけで、オンラインイベントがより良いものになっていっている実感があります。

では、どのようなコツがあるのでしょうか?
Zoomのオンラインイベントの幹事が知っておきたい8つのコツについて、ご紹介します。

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Zoomのオンラインイベントの幹事が知っておきたい8つのコツとは?

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Zoomでオンラインイベントを開催するにあたり、下記の8つのコツがあります。

  • テーマを決めておく!
  • 終了時間を決めておく!
  • ファシリテーターになる!
  • 画面は「ギャラリービュー」推奨!
  • ミュートとチャットを使う!
  • 参加者一覧とチャットは常に表示!
  • 画面共有を活用しよう!
  • ブレイクアウトを活用しよう!

テーマを決めておく!

あらかじめオンラインイベントのテーマを決めておきましょう。
オンラインイベント前にテーマを提示しておくことで、参加者もある程度準備が出来ていて話しやすい状態から始めることが出来ます。
イベントの開催が決定した段階で、きちんとテーマをオープンに出来れば、集客も行いやすいかもしれません。

終了時間を決めておく!

オンラインイベントを始める前に、終了時間を決めておきましょう。
特に、オンラインミーティングやオンライン飲み会で、おススメしたいコツです。

オンラインイベントの参加者は、ほとんど自分の家から参加しているため、終電や閉店時間という概念がありません。
そのため、夜のオンラインイベントでは、いつの間にか2,3時間経ってしまうこともよくあります。
イベント前に最初から「今日は何時まで」と伝えるようにしましょう。

もしくは、「途中抜けもOK」であることを周知しておきましょう。
「そろそろ抜けます。」と言いにくいのが、オンライン独特の雰囲気です。
だからこそ、「自由に抜けていい」というルールを決めておくことも大切です。

ファシリテーターになる!

「幹事」というよりは「ファシリテーター」として参加してみましょう。
Zoomは、どうしてもリアルで話すよりも会話がはずみにくいです。
そのような時に、「○○さんはどうですか?」など、参加者に満遍なく話を振ることがポイントです。

Zoomのオンラインイベントが盛り上がるかどうかは、「場回し」がうまく出来るかどうかで決まると言ってもいいかもしれません。

画面は「ギャラリービュー」推奨!

画面の表示は、参加者全体が見やすい「ギャラリービュー」がおススメです。
参加者全員に、気を配りながら運営することが出来ます。
発言したそうな人などを見逃す可能性も減るでしょう。
ただし、スマートフォンの場合は最大4人までしか映らないので、ご注意ください。

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ミュートとチャットを使う!

ミュートとチャットを使いこなしましょう。
特に、大人数でのセミナーやミーティング開催時に活用してほしいコツです。

セミナーイベントを例にすると、登壇者と幹事以外は全員ミュートにして、参加者はチャットで質問や感想を書くという方法です。
つまり、大人数の場で全員が簡単に喋れる環境であると、本当に聞きたい話が聞こえない可能性があるため、参加者にはチャットで参加してもらうというものです。

ミュートは参加者が自分自身でオン、オフするだけでなく、ホストには参加者の音声を一斉に、あるいは個別にミュートしたり、解除したりできる権限があるので、上手く活用しましょう。
イベントの最初に、ミュートの練習とお願い、そして、チャットの活用をお願いすれば、一体感のある気持ちの良いイベントになるでしょう。

参加者一覧とチャットは常に表示!

幹事は「参加者一覧」と「チャット」は、常に表示状態にしておきましょう。

「参加者一覧」を常に表示させておくことで、遅れてきた人が待機室に来たことが漏れなくわかります。
「チャット」は、質問や感想を取りこぼさないようにするためのものです。
このため、参加者一覧とチャットは常に表示しておくこともおススメします。

画面共有を活用しよう!

画面共有機能を積極的に活用してみましょう。
オンラインイベントは、お話だけであれば同じ絵面がずっと続くので、時間が長引くほど飽きてくるかもしれません。

そこで、不定期に画面共有による話の展開をすることで、参加者の気分転換や分かりやすさにも繋がります。
セミナーイベントでパワーポイントを用意するような感覚です。

ブレイクアウトを活用しよう!

参加人数が多い場合は、ブレイクアウトを活用しましょう。
ブレイクアウトは、参加者を小さなグループに分けることができる機能です。
ブレイクアウトの時間や別のグループ分け、グループ間の移動や再編成もホストの権限で自由です。

オンラインイベントでは、人数が増えるほど、話すタイミングもとても難しいです。
私の感覚では、心地良くワイワイとお話しできるのは5、6人、多くても8人くらいまでです。
それ以上の人数になると、会話に入るのが難しくなります。

もしも交流が目的であれば、ブレイクアウトで部屋を分けて、少人数グループで話すことをおススメします。

Zoomのオンラインイベントでトラブルを防ぐためのポイント!

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Zoomのオンラインイベントでトラブルを防ぐためのポイントがあります。
それは、以下の3つです。

  • URLやミーティングID・パスワードをWEBやSNSへのアップを極力避ける!
  • 参加者にきちんと名前の入力をお願いする!
  • 待機室を有効にする!

特に、ZoomのURLやミーティングID・パスワードの取り扱いには気を付けましょう。
これらの情報があれば、知らない人でも簡単にZoomに参加することができます。
自由に参加出来てしまうことで、いわゆる「荒らし行為」が起きるかもしれません。
そのため、拡散する可能性のあるWEBやSNSにアップするのは極力避けましょう。

また、参加者に名前をきちんと入力してもらうことで、誰が参加しているのかが一目で分かる安心感があります。
そのため、参加のルールとして「名前の設定」をしても良いかもしれません。
私は公務員のイベントであれば、「氏名@自治体名+所属名」でお願いしています。

以上の2つがクリア出来なかったとしても、とりあえず待機室を有効化さえしていれば、ホストが許可しない限り入室は出来ません。
そのため、幹事が待機室を上手く活用して入室者の管理を出来ていれば、ある程度トラブルに対するコントロールは出来ます。

楽しく有意義なオンラインイベントとなるように、未然にトラブルを防ぐ対策はしておきましょう。

まとめ

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Zoomのオンラインイベントの幹事が知っておきたい8つのコツについて、ご紹介しました。

このようにいろいろなことを書くと「オンラインイベントの幹事は大変だな。」と思われるかもしれませんが、それ以上に楽しさがあります。
リアルで会うことにはない価値観が、そこにはあります。
仲の良い友人とのオンライン飲み会などでも良いので、是非オンラインイベントの幹事に挑戦してみてください。

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