地方公務員ブロガー 納 翔一郎~富田林INFORMATION×WORK×LIFE~

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私が依頼文や通知文を作成する時に意識している7つのポイントとは?

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「各課に周知する通知文作っといて!」
「〇〇への依頼文作らないといけない!」

地方公務員の仕事として、依頼文や通知文などの文書作成は避けて通ることができません。
しかし多くの地方公務員は、一つの文書を作るのにとても時間をかけてしまいがちです。

私は、極力文書作成に時間をかけないように、自分なりの作成ポイントを持っています。
当たり前のようで当たり前に出来ていないことを意識するだけで、楽に出来るようになりました。

では、どのように作成しているでしょうか?
今回は、私が依頼文や通知文を作成する時に意識している7つのポイントについて、ご紹介します。

依頼文や通知文の目的は?

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まずは、そもそもなぜ依頼文や通知文を出すのでしょうか?
文書を作成する前に、一度「目的」をきちんと確認しましょう。
例えば、以下のようなことです。

  • 何のために文書を出すのか?
  • 何を期待しているのか?

このあたりの「軸」となる部分をしっかりと持ちましょう。
担当者がよくわかっていないまま作成する依頼文や通知文などの文書は、読んでもよくわからないものになりがちです。
それは、作成する担当者が依頼文や通知文の目的をきちんと理解していないからです。
そのため、まずは「目的」をしっかりと理解し、「軸」を持つようにしましょう。

納流!依頼文や通知文作成時の7つのポイントとは?

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では、私が文書を作成する時に意識している7つのポイントについて、ご紹介します。
ご参考になる部分は、是非実践してみてください。

タイトルを「仮」で決める!

まずは、タイトルを「仮」で決めます。
ポイントは、「タイトルを決めることに時間をかけないこと」です。
ある程度、目的に沿ったものを暫定タイトルとしておきましょう。

タイトルは一番重要なポイントなので、きちんと作りたい気持ちはとてもわかります。
しかし、作っている最中に変わる可能性が大いにあり得ます。
上司の指摘で変わることもしばしばあります。
これらの理由から、いきなりここに時間をかけるのはもったいないと考えています。

私は、まず仮タイトルとして、主旨を外れすぎない程度にタイトルを設定します。
そしてタイトルの最終決定は、全てを書き終えた一番最後に行うようにしています。

文書全体のイメージを決める!

次に、文書全体のイメージを決めます。
ほとんどの依頼文や通知文に当てはまるポイントとしては、以下の通りです。

  • タイトル
  • リード文
  • 依頼・通知内容詳細
  • 補足事項

文書全体のイメージをしっかりと掴むことで、作成が非常に楽になります。
もしイメージだけで難しいのであれば、慣れるまでは紙などに書いてみても良いでしょう。
また、通知文などの長文になる文書であれば、「伝えたい見出し」を考えることも大切です。
「伝わってほしいことをどのように伝えるか?」を意識して構成してみましょう。

naya0708.hatenablog.com

詳細内容を書く!

次に、文書の詳細内容を書きます。
依頼文であれば依頼内容や日時などの詳細情報、通知文であれば通知すべき内容のことです。
タイトルやリード文よりも、まずは詳細内容を確定させていきましょう。

私は、ここにはきちんと時間をかけて良いと考えています。
丁寧にしっかりと漏れがないことを確認しておきましょう。
伝わる文章を書くコツとしては、専門用語などの難しい言葉を使わないようにしています。

リード文を書く!

次に、文書の入り口となる「リード文」を書きます。
私がおススメする書き方は、「結論」→「経過」→「お願いすること」などです。
ここでのポイントは、まず「結論」から書くことです。
「結論」から書くことで、何のための依頼・通知なのかが、非常に分かりやすくなります。

わかりやすい文章として、「PREP法」を知ると良いでしょう。
以下のWEBサイトで丁寧にまとめられているので、是非ご参考にしてください。

studyhacker.net

タイトルを決定する!

全体イメージを決めて、詳細文章とリード文を書き終えた後に、タイトルを最終決定します。
もし最初に決めた暫定タイトルで良ければ、そのままでも問題はありません。

私は常に2、3案出るまで考えて、その中から適切なものを選ぶようにしています。
ポイントは、極力専門用語を使わない「わかりやすさ」を重視することです。
行政文書では難しいかもしれませんが、「誰に何をしてほしいのか?」が読み取れることが理想です。
「伝わる」文書とするためにタイトルはかなり重要なので、慎重に決定しています。

見栄えを整える!

最後に、見栄えをきれいに整えていきます。
依頼文や通知文などの文書は、端から端までなかなか読むのは嫌なものです。
それを少しでも見やすくして、少しでも読んでもらうための努力を最後に行いましょう。
結果として、見やすいものほどしっかりと見てもらえる可能性も高くなります。

もしも決まりがなければ、フォントも変更します。
例えば、私は以下のような使い分けをしています。

  • タイトルや見出し:HGS創英角ゴシックUB
  • 本文:MS明朝

フォントを意識するだけでも、読みやすさが大きく異なります。
行政向けの「デザイン」本も多く出版されているので、是非ご参考にしてください。

naya0708.hatenablog.com

悩んだら先輩や上司に相談!

どれだけ丁寧に作り込んだとしても、最終的には先輩や上司のチェックが入ります。
そのため、いきなり100%の完成品を作る必要はありません。
理由は、先輩や上司の好みで内容が変わることがあるためです。

一生懸命作ることはもちろん大切です。
しかし、私たち地方公務員の仕事は、他にもっと大切なことも多くあります。
文書ひとつを作ることに頭を抱えて悩むことに時間を浪費するくらいであれば、早い段階で積極的に先輩や上司に相談しましょう。

「伝える」ではなく「伝わる」を!

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「通知の意味がわからない。」
「結局、何の依頼なの?」

依頼文や通知文などの文書は、作ることが目的ではありません。
本当の目的は、その先にあることを再度理解しておいてください。
「伝える」ことももちろん大切ですが、結局、「伝わる」ことがなければ意味がありません。

「全部広報誌へ詰め込んでおけば良い!」
「通知文に書いている!」
「読んでいない方が悪い!」

今すぐに、この考え方は捨ててください。
そして、余計なプライドも捨ててください。
自治体への電話や窓口相談の件数が多い自治体は、住民に伝わっていない可能性が高いです。
まずは「伝える」ではなく、「伝わる」がきちんと出来ているのかを確認してみてください。

まとめ

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今回は、私が依頼文や通知文を作成する時に意識している7つのポイントについて、ご紹介しました。

私は、例え簡易な依頼文や通知文などであったとしても、「伝える」ではなく「伝わる」文章をしっかりと意識しています。
「伝わる」が実践できるようになるだけで、普段の仕事が楽になるだけではありません。
個人の文章作成能力やデザイン力が、先輩や上司に評価されるようになるのです。
私自身も、今回の新型コロナウイルス感染症に関する様々な文書などで、ありがたいことに良い評価を数件いただきました。

もし本記事がヒントになりそうであれば、是非出来ることから実践してみてください。
以下の記事と併せて読んでもらえると嬉しいです。

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