みなさんは、仕事が終わる前の時間をどのように過ごしていますか？
私は、業務の効率化や私自身のタスク管理をしっかりと行うために、退勤前の１０分間で取り組んでいることがあります。
その結果、業務の効率や質が上がるなど、全体として良い結果が出ている実感があります。
では、どのようなことに取り組んでいるのでしょうか？
今回は、私の実践方法を広く知ってもらいたいという想いで、記事とさせていただきました。
皆さんの業務効率化へ繋げるためにも、私が退勤前に行なっている７つのことをご紹介します。
仕事がグッと楽になる！
私は過去に、勤務時間ギリギリまで駆け抜けて、特に整理整頓をせずに業務を終えていました。
その結果、家に帰っても頭の中は仕事のことが気になったり、「明日はあの仕事をしないと！」など、落ち着かない夜を過ごしていました。
そして朝になり出勤すると、メールの返信を忘れていたり、仕事のやり残しがあったりと慌ただしい仕事の仕方をしていました。
そこで、まずはこの余裕の無さを当たり前にせずに、しっかりと改善したいと考えました。
この時、様々な「タスク管理」に関する本を読みました。
そこで、私の中で取り組みやすいルーティンを確立することができました。
この取り組みを繰り返すことで、実際に私の身に起きたことは、以下の通りです。
- タスク管理がしっかり出来るようになった！
- 余白を持ったスケジュール管理が出来た！
- 全体的な視野が広がった！
- ほとんどミスをしなくなった！
- 残業をしなくなった！
- 自己研鑽や課外活動も積極的に出来るようになった！ など
これらのように、私にとって本当に様々な効果が出ています。
１日たった１０分のルーティンだけで、これだけの効果が自分に出たことにも驚きました。
何よりも仕事がグッと楽になりました。
私が退勤前に行なっている７つのこと！
では、私が退勤前に行なっている７つのことをご紹介します。
これらは、実際に退勤１０分前くらいで行なっていることです。
出来ることから一つずつ真似してみてください。
未読メールを全て既読する！
最初は、退庁する前に必ずメールの未読をなくすことです。
メールの未読をなくすことで、メールの「処理漏れ防止」と「タスクの整理」に繋がります。
すぐに返信出来ないようなメールであれば、既読状態にして翌日のToDoリストに追加します。
この作業を行うだけでも、翌日パソコンを開けたときの気持ちが楽になります。
机の上とパソコンのフォルダを整理する！
次に、机の上とパソコンのフォルダを整理することです。
ここが私の中で、一番の肝です。
整理整頓は、全ての根幹だと私は思っています。
机の上にある書類をきちんと片付ける方法は、いくらでもあります。
例えば、机の中に無理矢理直すも良いですし、共有ロッカーに入れても良いでしょう。
まずは無理やりにでも、机の上を一度フラットな状態にしてみましょう。
同様に、パソコンのフォルダを整理しましょう。
もしフォルダが乱立していて「いきなり整理と言われても、、、。」という状態であれば、まずはある程度のグループ化に分けるだけでも大丈夫です。
机もパソコンも整理整頓をすることで、タスクの管理が非常に楽になります。
何より、整理整頓されていない環境は集中力を落としてしまい、業務に影響するのです。
つまり、住民サービスの低下につながる可能性を持っています。
翌日の朝一からすっきりした集中出来る環境で仕事を始めるためにも、机とパソコンの整理をしてみましょう。
今日の仕事を振り返る！
次に、今日の仕事を振り返ることです。
私は特に、仕事が忙しい日ほどしっかりと振り返るようにしています。
思った以上に仕事をしたことに気付き、「今日はたくさん仕事をしたんだ！」という満足感と納得感を得ることが出来ます。
また、「なぜうまくいったのか？」「なぜ今日やりきれなかったのか？」などを考えることで、思考力も少しずつ磨かれてきます。
何気ないことであっても、まずは振り返る習慣をつけてみましょう。
ToDoリストを最新状態にする！
次に、ToDoリストを最新状態にすることです。
この作業を行うだけでも、翌日の仕事がグッと楽になります。
具体的には、残っている業務やメールを全てToDoリスト化するものです。
そして更に一歩踏み込めるのであれば、それぞれに優先順位もつけていきましょう。
このようにToDoリストを最新状態にするだけで、翌日の仕事がとても効率的になります。
翌日の目標設定をする！
次に、翌日の目標設定をすることです。
これは、先ほどお話した「ToDoリストを最新状態にする」ことが前提となります。
漠然と目標設定をしても、ほとんど必ず達成出来ないでしょう。
退庁するまでに翌日の目標がより明確になっていれば、気持ちの準備がしっかり出来ます。
そして、翌日の朝も、いきなり仕事に取り掛かることも出来ます。
更に、この段階になると仕事のスケジュールの全体像も見えてくるため、仕事のことを考えずに夜を過ごすことにも繋がるでしょう。
翌日のスケジュールを決める！
次に、翌日のスケジュールを決めることです。
「ToDoリストを最新状態」にして、「翌日の目標設定」が終われば、目標を達成するためのスケジュールを決めることが出来ます。
ここで一つポイントとなることは、「余白を作る」ことです。
皆さんも、１日仕事をしている中で、想定していない仕事が急に入る経験はあると思います。
トップダウンでの業務や予定外の来客など、理由は様々でしょう。
そのため、私は以下のようにスケジュールを設定しています。
- 業務予定：８割
- 余白：２割
どれだけ忙しくても、余白は作ります。
もし余白に何もなければ、やりたい仕事や翌日の準備、もしくはクリエイティブな仕事をすれば良いかと思います。
前日にスケジュールを決めておくだけで、業務の効率化だけではなく、気持ちの余裕も生まれるでしょう。
自分に「お疲れ様」と言う！
最後に、退庁する時は自分にも「お疲れ様！」と言いましょう。
これは、自分に対して気持ちをしっかり前に向けるために行うものです。
また、仕事とプライベートの気持ちを切り替えるスイッチにもなります。
スッキリした気持ちで、笑顔で家に帰ってご飯を食べましょう。
まとめ
今回は、業務効率アップへ繋げるために私が退勤前に行なっている７つのことを、ご紹介しました。
いきなり全てを実践するのは難しいと思いますが、何か一つチャレンジしてルーティン化することで、一気に他のものも出来るようになるかもしれません。
私のオススメは、とりあえず整理整頓です。
また、これは私のやり方を紹介しただけのものですので、皆さんは自己流にどんどんアレンジしてみてください。
結局は、自分に合った方法が一番良いです。
年々仕事が増えてくる中で、少しでも誰かの業務効率化に役立てば嬉しく思います。