皆さんは、何か新しい事業を始めるとき、どのような資料で提案をしていますか？
ほとんどの方が、WordやPowerPointなどで資料を作っていると思いますが、「なかなか伝わらない」経験はありませんでしょうか？
私が当初作っていた資料は、「想い」が先行したものでした。
そのため、全然誰にも伝わらない提案資料ばかりを作成していました。
しかし、数個のポイントを意識して資料を作ることにより、「論理的」な資料作成に繋がり、多くの自己実現につながりました。
例えば、富田林テレビや富田林市公式note開設、公民連携デスクの設立などがその一例です。
では、私はどのようなことを意識したのでしょうか？
今回は、納流！新規事業提案の資料作成で意識している７つのことについて、ご紹介します。
新規事業提案の資料作成で意識している７つのこと！
私は、新規事業提案の資料作成において、意識していることが７つあります。
参考に出来るものがあれば、是非皆さんも実践してみてください。
デザインを最重視！
まず私が絶対的に意識していることは、資料のデザインを最重視することです。
つまり、「読んでわかる資料」ではなく「視覚的にわかる資料」を作ることを意識しています。
私たち地方公務員は、Wordで文字ばかりの資料を作りがちです。
しかし、提案の場で大切なことは「いかに上司たちに伝わるか？」です。
文字だらけの提案資料は、自分が見ても「うっ、、。」と言葉が詰まりますよね。
そのような資料を上司が見せられても、同じように言葉が詰まるだけです。
そのため、見た目だけで理解できるデザイン重視の資料作りを行っています。
「では、どのようにデザインしたらいいのか？」と思う人は、以下の書籍をご参照ください。
私のバイブル的な本であり、間違いのない１冊です。
一つずつ「出来る」を増やして、資料作りの幅を広げてみましょう。
数値や客観的データを活用する！
次は、数値や客観的データを活用することです。
これは、提案資料に「説得力」を持たせるためのものです。
「これは良い事業なんです！」や「今やらないと意味がないんです！」などの感情論を軸に説明をしても、地方公務員の管理職は「議会で突っ込まれた時の答弁」などを意識するので、あまり効果がありません。
しかし、提案する事業の数値根拠を示すことが出来たり、客観的な論文やデータがあれば、一気に説得力が増します。
数字データや客観的データは、国などの統計データや他自治体事例の集計など、インターネット上のあちこちに眠っています。
今自分が何を理解してほしいのかをきちんと把握してから、データを集めてみましょう。
メリットばかり書かない！
次に、メリットばかり書かないことです。
つまり、デメリットもきちんと書くということです。
地方公務員の管理職は、実際のところメリットよりもデメリットを知りたがっています。
ほとんどの管理職は「どのようなデメリットがあるのか？」という視点から、リスク回避を考えます。
そのため、あらかじめデメリットを提示しておくことで、管理職の不安を解消した上で話を進めることが出来るでしょう。
なお、デメリットの解決策もあれば、より良い資料となります。
「デメリットはあるけれど、しっかり解消出来る！」を強調することで、より通りやすい資料へと繋がるかもしれません。
想定される必要時間・人員の情報をいれる！
次に、想定される必要時間・人員を忘れずに書くことです。
これは、「人件費」を把握するために必要となってきます。
「この事業にどれくらい時間が必要になる？」
「何人くらい必要なんでしょうか？」
おそらくこのようなことを言われたことがある人も多いでしょう。
住民ニーズが多様になっている現在、どこの部署でも業務が非常に多いです。
その中で、職場の人員的にも「どの程度影響があるのか？」を事前に提示してあげましょう。
私は「人件費」の考え方が、何気に欠かせないキーポイントなのかなと感じています。
何を終わらせるか？
次に、「何を終わらせるか？」です。
先ほども簡単にお話しましたが、今の地方公務員は業務が既に飽和状態となっています。
そのため、何か新しいことをするためには、何かを終わらせないと「もっとしんどくなるのでは？」という単純な考え方を持っている人が多いです。
今取り組んでいる何かの事業を終わらせる提案が出来れば、より効果的に提案できるでしょう。
ただし、事業を終わらせるには、しっかりとした理由が必要です。
むしろ、提案するよりもはるかに難しいかもしれません。
常日頃から数字や客観的データを分析しておくことが重要にもなります。
そのため、日頃から「終わらせること」も意識して業務に従事すると良いでしょう。
１つのパターンではなく、複数パターンの提案をする！
次に、１つのパターンではなく、複数パターンを提案することです。
これは準備に時間を要するため、無理に行う必要はありません。
様々な方法と比較して、一番良い提案内容を決めるというものです。
つまり、「やるかやらないか？」の議論から「やるならどれが良いか？」の議論にすり替えるものです。
必ず成功するものではありませんが、やりたいことをより確実に行うためにもやってみる価値はあるかと思います。
また、当初の提案がよりバージョンアップするきっかけになるかもしれませんので、是非実践してみてください。
事業が終わるタイミングを事前に決めておく！
最後に、事業が終わるタイミングを事前に決めておくことです。
自治体の事業は始めることが出来たとしても、終わらせることが非常に難しいです。
その結果、現在のようにどの部署でも業務がとても多くなっているのだと感じています。
例えば、「３年で１００件に達成しなければ廃止する」などの数値目標を設定するとわかりやすいでしょう。
数値で設定が難しいものは、事業開始前のアンケートと数年後のアンケートでのギャップで数値化するなど、方法を模索してみましょう。
提案する新規事業を終わらせるタイミングの提案をしっかりと盛り込むことで、「結果を出さないといけない」という自分へのプレッシャーにもなりますし、管理職の人たちも応援してくれることが増えるかもしれません。
簡単なことではありませんが、とても大切なポイントでもあるため、意識しましょう。
まとめ
今回は、納流！新規事業提案の資料作成で意識している７つのことについて、ご紹介しました。
私の結論として、提案方法や資料作成方法に正しい答えはありません。
しかし、相手に「伝わる」「説得する」ためのコツはあると考えています。
ひとつのポイントとして、うまくいけた時は「どうしてうまくいったのか？」をしっかり検証することで、その答えが見えてくるかもしれません。
まずは、自分がうまくいった時のノウハウを見つけてみるところから始めてみませんか？