地方公務員ブロガー 納 翔一郎~富田林INFORMATION×WORK×LIFE~

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有意義な会議にするために!私が実践している5ステップの会議準備術と4つの会議進行術とは?

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「会議をしたのに成果はなかった!」
「意味のない会議だと言われた!」
「無駄な会議を減らしたい!」

みなさんは、どのように会議を行なっていますか?
会議は、主催者も参加者も、忙しい中で時間を割いてわざわざ集まっています。
その会議でうまくいかないと、「わざわざ集まったのに」など、参加者から主催者に対する評価が下がってしまう可能性もあります。

私自身も、今でも「何のための会議だったのか?」と思う会議が多々あります。
そこで、それらの会議をどのようにすれば良くなるのか分析をして、自分なりの会議の実践術を見出しました。

では、それはどのような方法でしょうか?
今回は、有意義な会議にするために、私が実践している5ステップの会議準備術と4つの会議進行術について、ご紹介します。

会議には3つの種類がある!

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まず、会議には3つの種類があることを理解しましょう。
今から自分が行う会議の種類を把握して目的を理解することで、目指すべきゴールが明確になり、会議の進行がスムーズになるでしょう。

情報共有・確認会議

まずは、情報共有・確認会議です。
主に、業務の進捗状況の共有やスケジュールの確認、毎週行われるような定例報告会などが当てはまるでしょう。

参加者同士がそれぞれの業務の情報共有を行ったり、確認をし合う場となります。
会議の進行や取り仕切る人もパターン化されていることが多いため、誰でも進めやすい比較的簡易な形式の会議と言えるでしょう。

イデア会議

次は、アイデア会議です。
主に、企画会議やブレインストーミング会議などが当てはまるでしょう。

参加者による多角的な視点でアイデアや意見を出し合うことで、新しい発想や視野が広くなります。
また、少数派のアイデアや意見を否定しない自由に発言できる環境づくりが重要なことは、この会議の大きな特徴です。
会議の進行をする人は、どれだけ多くのアイデアや意見を参加者から引き出せるか求められるため、果たすべき役割も大きいでしょう。

意思決定会議

最後は、意思決定会議です。
主に、議論された内容についての可否や保留などを決定するための場です。

この会議で大切なことは、「何を決定する会議なのか」と「決定内容の共有方法」を明確にしておくことです。
参加者全員が共通の認識を持つことで、よりスムーズな意思決定会議へと繋がるでしょう。
事前の準備が大きな役割を果たす会議と言えるかもしれません。

ここで全てが決まる!会議準備の5つのステップ!

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会議は、当日だけうまくやれば良いというものではありません。
滞りなく進めるためにも、事前準備として行うべきことが多々あります。
ここでは、会議の事前準備について、5つのステップでご紹介します。

【ステップ1】会議室の予約と機材の確認!

まずは、会議室の予約と機材の確認です。

会議の参加人数に合わせて、広すぎず狭すぎない会議室選びを行います。
設営時間と片付け時間も考慮して、会議室の予約時間を考えると良いでしょう。
もしも迷った時は、先輩や上司などに聞いてみてください。
Web会議の場合は、以下の点を確認するようにしてください。

  • どのWeb会議システムを活用するか?
  • Webカメラがきちんと映るか?
  • スピーカーから音は出るか?
  • インターネット回線は問題ないか?

会議中に機材トラブルが発生すると、どうしても会議に気まずい雰囲気が漂ってしまいます。
貴重な会議の時間を無駄にしないためにも、機材は入念にチェックしておきましょう。

【ステップ2】参加者の確定と連絡!

次は、参加者の確定と連絡です。

基本的に、会議は参加者が少ない方が進行をしやすいです。
また、発言しない人は会議に参加する意味がありませんし、少人数の方が意見もまとまりやすく意義のある会議になりやすいでしょう。
発言がしやすく、当事者意識を保てる人数に絞ることを意識してみましょう。

会議の目的を考えて、その目的を果たすことができる必要な人だけに参加依頼することが重要と言えるでしょう。
もしもわからない場合は、先輩や上司などに参加依頼一覧リストを確認してもらってから依頼すると良いです。

会議参加依頼のメールは、シンプルにまとめましょう。
「5W1H」をベースに箇条書きで書くと、より伝わるメールとなります。
参加依頼のメールは、余裕をもって2〜3週間前には送りましょう。
そして、直前に改めてリマインドメールを送ることで、より確実なものとなります。

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【ステップ3】アジェンダの作成と配布!

次は、アジェンダの作成と配布です。

アジェンダは、会議の進行表のことです。
会議をスムーズに進行するためには、欠かせないものです。
アジェンダを作成して事前に参加者へ共有することで、より効率的で効果的な会議へと繋がるでしょう。

  • いつ開催されるのか?
  • どこで開催されるのか?
  • 参加者は誰か?
  • どのような議題を話し合うのか?
  • その他会議で必要な資料は?

このような内容をアジェンダに入れておくことで、参加者に対して会議の概要やミッションがより伝わります。
会議の全体像が事前にわかることで、参加者各々が準備をすることもできます。
更に、事前に参加者と議題の認識をすり合わせることもできるので、当日の会議がとても有意義になるでしょう。

【ステップ4】資料の準備と事前共有!

次は、資料の準備と事前共有です。
会議の資料は、早めに準備をして事前に共有するようにしましょう。

よくある事例として、会議の最初に資料を配ることがあります。
この方法は、参加者が資料を読み込むことに集中してしまうため、実は非効率で効果が生まれにくい会議となりやすいです。
事前に資料を共有することで参加者があらかじめ資料を目に通し、発言や議論に集中することができるでしょう。

資料の共有は、遅くても2〜3日前に行いましょう。
どのような資料を作れば良いか、また、どのように印刷すれば良いかなどで不明な点があれば、先輩や上司などに聞いてみてください。

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【ステップ5】会議室の当日配置の確認!

最後は、会議室の当日配置の確認です。

会議を開催するにあたり、椅子や机をどのように配置して参加者が発言しやすい環境をつくるのか、また、機材をどの場所に配置すると問題なく運用できるのかなど、事前に会議室にあるものや広さなどを見て、シミュレーションをします。
このシミュレーションをすることで、より効果のある会議に繋がるでしょう。

また、機材を使用する場合は、実際の動作確認も欠かせません。
特にWeb会議の場合は、カメラの起動確認や角度チェック、音声や接続のテストなどをしておくことで、当日は安心して会議に取り組むことができます。

有意義な会議にするための4つの進行ポイント!

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会議をより有意義なものとするためには、準備でほとんどが決まると言っても過言ではありません。
しかし、参加者にも有意義な時間だと感じてもらうためには、スムーズな進行が重要となります。
ここでは、より有意義な会議にするための4つの進行ポイントについて、ご紹介します。

会議の目的を伝える!

まずは、会議の目的を伝えることです。

「この会議は、●●のための会議です。」

このような一言を会議の冒頭や事前の連絡に添えておくだけで、参加者が共通の目的に向かって話をすることができます。
まとまりのない会議になると、本来の軸から話が逸れ、無駄な時間の浪費にも繋がってしまうでしょう。
よりスムーズな進行をするためにも、会議の目的を事前に伝えることを意識してみましょう。

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発言しやすい雰囲気づくりをする!

次は、発言しやすい雰囲気づくりをすることです。

参加者同士が初対面や普段から付き合いのない場合、また、役職や立場の異なる場所は、どこまで発言して良いのか迷い、発言できない人もいるでしょう。
そのため、参加者の緊張感をほぐして、発言しやすい雰囲気づくりをすることがとても大切です。

例えば、冒頭にアイスブレイクとして、自己紹介や他己紹介、簡易なゲームなどを行うと良いかもしれません。
また、参加者の発言をホワイトボードや模造紙などにまとめ、意見やアイデアを可視化することも効果的でしょう。
最近は、会議に「グラフィックレコーディング」の導入も目立ちます。
もしも会議で沈黙が続くようであれば、このような方法を一つの参考に、発言しやすい雰囲気づくりをしてみてください。

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ファシリテーションを意識的に行う!

次は、ファシリテーションを意識的に行うことです。
ファシリテーションとは、以下のような意味です。

企業や学校、地域のコミュニティなどの組織の会議などでグループ活動が円滑に行われるように、中立的な立場から支援を行うこと。またはそのための手法や技術のこと。
(引用:コトバンク

つまり、「会議の進行を中立的にサポートする技術」のことです。
時間配分を考えながら会議を進行したり、幅広く参加者全員から発言を引き出したり、また、話が脱線したら軌道修正も行います。
このように、ファシリテーターはただの進行役ではなく、会議の目的を達成させるためにうまく誘導する役割を担います。

そのため、ファシリテーションを行う人は、会議全体を俯瞰的に見通して気を配りながら、コミュニケーション能力の高い人材でなければなりません。
人選次第で逆効果になることもありますので、丁寧に適任者を選ぶようにしましょう。

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議事録を作成し共有する!

最後は、議事録を作成し共有することです。

有意義な会議にするためには、会議が終わってからの議事録も重要です。
議事録は、会議の目的や内容を記録しておくものであり、会議に参加していない人への共有や振り返りをするためにも欠かせないものです。

議事録は、一般的に「会議終了後すぐに作成と共有」と言われています。
しかし、なかなかこれが大変なことだったりします。
そのため、最近では議事録作成ツールを活用するケースも増えています。
様々なサービスが提供されていますので、ぜひインターネットで検索してみてください。

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まとめ

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今回は、有意義な会議にするために、私が実践している5ステップの会議準備術と4つの会議進行術について、ご紹介しました。

有意義な会議を行うためには、準備が全てと言っても過言ではありません。
そして、会議の進行をスムーズに行うことで、参加者にとっても意味のあるものとなってくるでしょう。

会議は、開催中だけ頑張れば良いものではありません。
実は、会議の準備が全てであり、会議中も、会議後もやることは意外と多いです。
まずは、余裕のあるスケジュールの中で一つずつ確実に準備できるようになりましょう。

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