地方公務員ブロガー 納 翔一郎~富田林INFORMATION×WORK×LIFE~

【2022.12.28更新終了】地方公務員のこと、富田林市のこと、公務員本の読書記録などを書くブログです。

納流タスクマネジメント!大量のタスク管理ができるようになったコツとは?

サムネイル画像

みなさんは、普段の仕事を行う中で、どのようにタスクを管理していますか?

私は、仕事では5つの事業と多数の団体管理、そして、プライベートでは5つのコミュニティ代表やその他講師登壇等準備など、日々とても多くのタスクを抱えています。
しかし、このような状況においても、私は毎日定時退庁し、睡眠時間7時間を確保しています。
私は、タスクをためこまないために、常にタスクの管理と整理を実践しています。

では、どのようなことでしょうか?
今回は、私がタスクマネジメントを実践して大量のタスク管理ができるようになったコツについて、ご紹介します。

タスクマネジメントを行うメリット!

メリット画像

最初に、タスクマネジメントを行うことによるメリットをご紹介します。
タスクマネジメントのメリットは大きいため、ぜひ参考にしてください。

タスクの見える化!

まずは、タスクの見える化です。

タスクマネジメントを行うことで、抱えている仕事の見える化を行うことができます。
「タスクを忘れていた」や「何から取り組めば良い?」という仕事のミスや取りこぼし、遅延をなくすことに繋がるでしょう。

naya0708.hatenablog.com

進捗管理がきちんとできる!

次は、進捗管理がきちんとできることです。

タスクマネジメントを実践することで、ミスや漏れのない仕事の進捗管理ができるようになります。
「いつまでに」や「誰が何をする」が一目でわかるため、仕事のゴールまでの道が自然と見えるようになるでしょう。

仕事の効率化に繋がる!

最後は、仕事の効率化に繋がることです。

「タスクマネジメント」自体がタスクになると思う人もいるかもしれませんが、仕事全体を通してみると、間違いなく仕事の効率化に繋がります。
タスクの対応漏れやミス、遅延を防ぐだけでなく、時間外勤務が減るなどの効果があるかもしれません。

naya0708.hatenablog.com

タスクを分解するためのコツ!

パソコン画像

タスクマネジメントを実践するためには、タスクの分解を行うことが重要となります。
ここでは、私が実践しているタスクの分解方法をご紹介します。

【ゴールの把握】仕事の着地点を理解する!

まずは、ゴールの把握として、仕事の着地点を理解することです。

どのような仕事であったとしても、必ずゴールが設定されています。
「どのようになれば良いのか」や「なぜこの仕事をしているのか」をきちんと理解することで、タスクの軸を見つけることができるでしょう。

また、仕事の着地点を理解することで、より効率的で効果的な仕事へと繋がるでしょう。
まずは、「この仕事のゴールは何だろうか?」と問うところから始めてみてはいかがでしょうか。

naya0708.hatenablog.com

【全体の把握】タスクの棚卸しをする!

次は、全体の把握として、タスクの棚卸しをすることです。

ゴールを実現するためのタスクを、最初の段階で棚卸しするものです。
この棚卸しをきちんと行うことで、想定外を減らすことに繋がるでしょう。

タスクの棚卸しは、パソコンかスマートフォンで行うことをおすすめします。
後からタスクを追加・修正などをしやすい形で実践すると、整理も容易にできます。

【細分化・可視化】タスクをより詳細に分解する!

次は、タスクをより詳細に分解することです。

棚卸しをしたタスクを実行するために、タスクをより詳細に分解しましょう。
具体的には、「何をすれば良いのか」「何を基準にタスクが完了したと言えるか」というレベルまで、タスクを具体的にする方法です。

ポイントは、誰が見てもすぐに行動に移すことができるレベルであることです。
マインドマップなどのスキームを活用すると、楽に分解できるでしょう。

studyhacker.net

【スケジュール】タスク単位の所要日数や時間を把握する!

最後は、タスク単位の所要日数や時間などのスケジュールを把握することです。

分解した全てのタスクに係る所要時間を、一つひとつ整理しましょう。
そして、月単位や週単位、日数単位、時間単位で管理することで、スケジュールの見える化ができるでしょう。

また、整理したスケジュールの見える化を行うことで、個人だけでなくチームでも一括管理ができます。
より効率的に仕事を進めるためにも、タスクを分解してスケジュールでの共有を行うことを、おすすめします。

タスクをためない7つのコツ!

ヒント画像

タスクを分解してスケジュール管理が出来たとしても、たくさんのタスクに対応しきれないということもあるでしょう。
ここでは、私が実践しているタスクをためないコツをご紹介します。

優先順位を決める!

まずは、優先順位を決めることです。

限られた時間や資源の中で効率よく仕事を進めるために、タスクの優先順位を決めるものです。
以下は、私の分類方法なので、ご参考にしてください。

  • 重要で急ぐ
  • 重要ではないけど急がない
  • 重要ではないけど急ぐ
  • 重要でもないし急がない

上記に加えて、「誰かが関与しているかどうか」も判断基準に加えています。
また、すぐに終わるような細かいタスクは、抱え込まずにすぐに終わらせることもポイントと言えるでしょう。

「やらないタスク」を決める!

次は、「やらないタスク」を決めることです。

タスクマネジメントと言えば、「やるべきタスク」の管理を想像すると思います。
しかし、逆の「やらないタスク」を決めることで、より効率的に仕事が進みます。

「やらないタスク」を決めることにより、本来時間をかけるべき仕事に力を注ぐことができます。
また、タスク自体を減らすことにも繋がるため、気持ち的にも楽になるでしょう。

naya0708.hatenablog.com

メールは常に整理しておく!

次は、メールは常に整理しておくことです。

みなさんは、メールを一つの受信ボックスで管理していませんか?
メールは、「未処理フォルダ」などのフォルダの振り分けを活用し整理することで、返信漏れなどのミスやタスク漏れがなくなるでしょう。

しかし、メールはすぐに返信する意識が何よりも大切です。
「未処理メールをためない」ことを念頭におきながら、整理を行うようにしてみましょう。

机の上は無理やりでも綺麗にする!

次は、机の上は無理やりでも綺麗にすることです。

机の上が書類で溢れていると、「必要な書類を探す」という余分なタスクが生まれる可能性があります。
また、書類を探す時間は、非効率で時間がもったいないと言えます。

整理整頓は、非常に重要だと私は思っています。
まずは、無理やりにでも、机の上を綺麗な状態にしてみましょう。

naya0708.hatenablog.com

仕事から帰る前に、翌日のタスクを確認する!

次は、仕事から帰る前に、翌日のタスクを確認することです。

翌日のタスクを事前に確認しておくことで、仕事を効率的に行うことができるだけでなく、自分自身の気持ちにも余裕が生まれます。
また、タスクのリストを最新状態にすることにも繋がりますので、スケジュール管理を習慣にすることもできるでしょう。

翌日のタスクを確認しスケジュールを組むうえで大切なことは、余白を作ることです。
1日仕事をする中で想定していない仕事が急に入っても対応できるように、余裕を持ったタスクの管理を意識すると良いです。

タスクを「個人」ではなく「チーム」で考える!

次は、タスクを「個人」ではなく「チーム」で考えることです。

仕事を進める中で、どうしても一人では完遂できないタスクが多々あります。
特に、一人で判断ができない立場の人にとっては、常に上席の方とチームになっていることが大切です。

そして、一人で判断できない案件は、早めに上席へ投げかけることがポイントです。
「個人」としてタスクを抱えることが困難であれば、「チーム」のタスクにしてみましょう。

naya0708.hatenablog.com

いきなり100%を目指さない!

最後は、いきなり100%を目指さないことです。

何事においても、いきなり100%の達成は、ほとんど困難です。
そのため、まずは70%程度で進めてみると良いでしょう。

地方公務員には、なぜか「トライ&エラー」の文化がなく、いきなり100%の完成を目指す傾向にあります。
その結果、タスクの進捗が悪く、多くのタスクを抱えてしまう結果になるのでしょう。
まずは、悩むくらいであれば70%程度の状態で、自分の手から離してみてはいかがでしょうか?

まとめ

まとめ画像

今回は、私がタスクマネジメントを実践して大量のタスク管理ができるようになったコツについて、ご紹介しました。

タスクマネジメントを身に付けることで、仕事の効率化や精神的な余裕に繋がります。
また、タスクが終わった後に、「タスク管理はどうだったか?」を振り返ることで、より高い効果を見込めるようになるでしょう。

ただし、タスクマネジメントは、一朝一夕で身に付くものではありません。
そのため、日々の習慣として少しずつ実践することが大切でしょう。
本記事が少しでも参考になれば、嬉しく思います。

naya0708.hatenablog.com