「なぜ会議に出席しているのか？」
「何のための会議だったのか？」
「とりあえず出席してほしい！」
地方公務員は、仕事における様々な場面で会議に出席する機会があります。
しかし、会議に出席する中で、「なぜ？」と思うことが多々あります。
おそらく地方公務員の会議あるあるは、多くの共感を得ることが出来ると思います。
では、私が思う地方公務員の会議あるあるとは、どのようなものでしょうか？
今回は、何のための会議なのかを見つめ直すきっかけとして、地方公務員の会議あるある５選について、ご紹介します。
そもそも「会議」とは？
最初に、そもそも「会議」とは、どのようなものかを確認しましょう。
会議は、目的によって大きく３つに分けることが出来ます。
- 集める会議
- 共有会議
- 決定会議
集める会議
集める会議とは、アイデアや情報を集める会議です。
そのため、効率的で効果的な会議にするためにも、事前準備として、参加者に趣旨や意図を伝えておく必要があります。
共有会議
共有会議とは、言葉の通り「情報共有」が目的の会議です。
基本的には、時間をかけずに終わらせることがポイントとなります。
決定会議
決定会議とは、議題に対して何かしらの答えを決定する会議です。
結論を出すことが目的であるため、結論を出しやすくするための会議方法や準備が必要となります。
会議を有意義な時間にするためのポイント！
では、会議がどのようなものかを理解した後は、会議を有意義な時間にするためのポイントを押さえておきましょう。
とても簡単なことなので、ぜひみなさんも意識して実践してみてください。
- 会議の目的やゴールを理解する！
- 会議の雰囲気を大切にする！
会議の目的やゴールを理解する！
まずは、会議の目的とゴールを理解することです。
会議の目的やゴールを理解することができれば、先ほどご紹介した「集める会議」「共有会議」「決定会議」のいずれかを把握できます。
会議の種類を把握することで、より効率的で効果的な会議になるでしょう。
もしも会議の目的やゴールの理解をせずに会議を実施すると、出席者は「何のためにこの会議は開かれているんだろう？」という疑問を持ってしまうかもしれません。
そのため、まずは会議の目的やゴールを理解して、共有することが大切です。
会議の雰囲気を大切にする！
次は、会議の雰囲気を大切にすることです。
雰囲気の良い会議は、出席者からのアイデアや意見をはじめとする発言が活発に出て、とても充実した会議になることが多いです。
そのため、会議の主催者は、発言のしやすい雰囲気づくりを意識すると良いでしょう。
また、雰囲気づくりは、出席者の立場からでも発言を通じて行うことが出来ます。
有意義な会議にするためにも、ぜひ意識的に発言をしてみてください。
地方公務員の会議あるある５選！
冒頭でもお話したとおり、地方公務員の会議には「あるある」とも呼べることがいくつか存在します。
その中でも今回は、私が実際に何度も体験した５つの会議あるあるについて、ご紹介します。
会議のシナリオが用意されている！
まずは、会議のシナリオが用意されていることです。
地方公務員の会議では、挨拶から締めまでの読み原稿付きシナリオが用意されていることが多いです。
そのシナリオに沿って、読み原稿を棒読みすることが非常に多いです。
特に、国や都道府県主催の会議では、多く見られる印象があります。
「事前に細かいところまで書いておかなければ、上司から会議開催の決裁が取れない！」
「出席者に余計なことを言われたくない！」
「アドリブでの会議は無理！」
読み原稿付きのシナリオが多い理由は、本当に様々だと考えられます。
しかし、自分たちが作ったシナリオの上だけでの会議進行が、本当に意味があるかどうかを問い直す必要はあるでしょう。
会議前半のメインは出席者紹介！
次は、会議前半のメインは出席者紹介ということです。
会議主催者において、司会進行役による出席者紹介が前半の山場です。
もしも出席者を間違えて紹介すると、「会議自体失敗なのでは？」と感じるほどの空気感になるかもしれません。
私も司会進行役をする中で、過去に読み間違えを経験したことがあります。
当然、間違えられた人の機嫌が少し悪くなり、会議は最初から最後まで変な空気のままで終わりました。
「そもそも出席者紹介は必要なのか？」という議論もありますが、発言しやすい会議の場づくりを行うためにも私は必要性を感じています。
そして、出席者紹介で失敗しないためにも、会議主催者は、きちんと準備をしておきましょう。
結局何も決まらない！
次は、結局何も決まらないことです。
地方公務員の会議における一番の問題は、何も決まらないことです。
正しい表現を使えば、「決まらない」というよりも「決めようとしない」が正しいかもしれません。
意思決定が必要な案件は、「持ち帰って検討します」などにより保留になりがちです。
根本的な原因としては、会議出席者にそこまで権限が与えられていないことが一つの要因であることが考えられます。
特に、何かを決めたい会議においては致命的であるため、会議の在り方や段取りを含めて見直す必要があるでしょう。
会議をすることが大事！
次は、会議をすることが大事ということです。
簡単に言えば、会議内容がそこまで重要ではない会議が多過ぎることです。
おそらく「会議を開催した」という事実が大切なのであり、「合意を得た」と言いたいためだけに、形だけの会議が行われているものです。
会議は、普段の業務が忙しい出席者の時間を預かっている大切な場です。
会議主催者は、何でもかんでも「会議」という方法ではなく、他の調整方法や合意方法を考え直してみてはいかがでしょうか？
議事録作成が大切な仕事！
最後は、議事録作成が大切な仕事ということです。
会議において、議事録を「早く」「正確に」仕上げることが出来る人は、優秀だと評価を受けることがあります。
素早く情報共有出来る能力が高いということなので、実際に優秀な人だと私は思います。
しかし、会議において本当に評価されるべきポイントは、議事録の作成ではありません。
今一度、会議の目的や役割を見つめ直し、議事録に力を入れるべきか否かを考えてみましょう。
まとめ
今回は、地方公務員の会議あるある５選について、ご紹介しました。
地方公務員における会議あるあるは、残念なことにネガティブな意味合いのものが多いです。
「会議」について、今一度何のために行うものなのか、どういう性質のものなのかなどを見つめ直すことが、最初のステップでしょう。
業務時間の限りもある中で、いかに有益な時間を過ごせるかを考えて行動すれば、自ずと良い会議になると思います。
良い会議の連鎖は、組織を良くしていくものだと私は考えています。
是非皆さんも出来ることから少しずつ取り組んでみてください。