地方公務員ブロガー 納 翔一郎~富田林INFORMATION×WORK×LIFE~

【2022.12.28更新終了】地方公務員のこと、富田林市のこと、公務員本の読書記録などを書くブログです。

紙媒体での庁内報のメリットとデメリットとは?1年間の取り組みを通じて私が感じたこと!

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私は過去に、庁内の自主研究グループで約1年間、紙媒体の庁内報を発行していました。

主な目的は、庁内職員に対する富田林市の魅力共有や組織活性化でした。
自主研究グループの仲間と楽しく取り組んだ日々ではありましたが、紙媒体での庁内報の発行には様々なメリットとデメリットがあると感じました。

では、どのようなことでしょうか?
今回は、紙媒体での庁内報のメリットとデメリットと1年間の取り組みを通じて私が感じたことについて、ご紹介します。

紙媒体での庁内報を作るメリットとは?

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紙媒体で庁内報を1年間作成し、私は本当に多くのメリットを感じることができました。
最初は「自己満足感だけで終わるかもしれない」とも考えていましたが、結果として、多くの気付きと反応があったことを今でも強く覚えています。

魅力を再発見するきっかけになる!

まずは、魅力を再発見するきっかけになることです。

当然知っているような魅力であったとしても、庁内報の作成を通じて俯瞰的に魅力を捉え直すことで魅力の再発見に繋がります。
私も富田林市の価値ある魅力を、改めて再認識することが出来ました。

また、再発見だけではなく、魅力の深掘りをすることも出来ます。
街の魅力や人の魅力は、知っているようで意外と知らないことが多いです。
そのため、庁内報の作成を通じて、魅力について見つめ直す良い機会になるでしょう。

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コミュニケーションツールになる!

次は、コミュニケーションツールになることです。

特に、「ヒト」に焦点を当てた記事では、様々な場面で話題になるでしょう。
実際に、富田林市で庁内報を作成し配布した際にも、様々な場面で話題になっていることを何度も体感しました。

良い効果として、普段話す機会がなかった人と話すきっかけになるなど、コミュニケーションから仕事のモチベーションに繋がる要素も持ち合わせているとも感じました。
オンラインが浸透してきた今だからこそ、同じものを見ながら同じ話題で盛り上がることの大切さを学びました。

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紙媒体での庁内報を作るデメリットとは?

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紙媒体での庁内報作成は、メリットばかりではありません。
ここでは、3つのデメリットについて、ご紹介します。

コストがかかる!

まずは、コストがかかることです。

ページ数や印刷部数、印刷頻度が増えるほど、印刷費がかかります。
出来るだけコストを安く抑えることも大切ですが、ある程度のコストをかけないと良いものは出来ないため、いかにコストバランスをとるかがポイントとなります。

また、補助金・助成金の活用などのお金の性質によっては、かかったコストに対する成果が求められるかもしれません。
電子化が一般的になるこれからの時代で紙媒体を選択するためには、他人に説明出来るだけの理由は用意しておいた方が良いでしょう。

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配布に手間がかかる!

次は、配布に手間がかかることです。
例えば、職員1,000人へ配布する場合の選択肢として、以下の方法が考えられます。

  • 1枚ずつ全職員の机に置く!
  • 部署毎に枚数を数えて分けて、各部署の郵便・連絡ボックスに入れておく!など

上記の方法は、いずれにしても大きな手間がかかります。
そのため、紙媒体で庁内報を製作をする場合は、配布の方法と労力まできちんと設計する必要があるでしょう。

なかなか保管されない!

最後は、なかなか保管されないことです。

紙媒体の庁内報における現実的な課題は、なかなか保管されない「一過性」にあります。
私たちが作成した庁内報も、読み終わったら捨てられているケースも数多く見受けられました。
おそらく、保管している職員は少数派だと感じています。

実際に、私自身もペーパーレスを実践しているため、紙媒体ではなくデータで保管しています。
紙媒体で配布する場合は、庁内のイントラネットなどでデータ庁内報も同時配布しておいても良いのかもしれません。

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1年間の取り組みを通じて私が感じたこと!

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私が1年間紙媒体で庁内報を作成し配布を通じて感じたことは、主に下記の2つです。

  • WEB庁内報の方が良いのか?
  • 組織の活性化に繋がったのか?

WEB庁内報のメリット!

まずは、WEB庁内報のメリットです。
WEB庁内報のメリットは、主に下記のようなことだと私は感じています。

  • ボリューム制限がない!
  • 動画などで表現ができる!
  • いつでも見ることができる!
  • 頻繁に更新ができる!
  • リアルタイム発信ができる!
  • 即時性の高い情報発信に強い!
  • 後からの情報修正ができる!など

一番大きなメリットは、ボリュームに制限がないことでしょう。
紙媒体であれば、予算によりページ数や文字量などの調整が必要です。
しかし、WEB庁内報であれば、ボリュームを気にする必要はありません。

また、動画を使えることも大きなポイントです。
スマートフォンから閲覧出来るような形にすることで、より多くの職員の目にとまるものになると考えられます。

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WEB庁内報のデメリット!

次は、WEB庁内報のデメリットです。
WEB庁内報のデメリットは、主に下記のようなことだと私は感じています。

  • 流し見になりがち!
  • 外部の人に見せにくい!
  • 情報流出への注意が必要!など

特に大きなデメリットとしては、流し見になってしまう可能性が高くなることです。
紙媒体であれば、何かと手元に残れば見てもらえる機会はあります。
しかし、WEB庁内報であれば、そのデータやサイト等を開かない限り、見ることはないでしょう。

その「開かせること」に対するハードルが、想像以上に高いのです。
データやサイト等を開かせる課題を解決出来るのであれば、デメリットの大部分は解消出来るのではないかと思います。

組織の活性化に繋がったのか?

最後に、組織の活性化に繋がったのかについてです。

実践を通じた私の本音は、紙媒体の庁内報発行時こそ盛り上がりましたが、「一過性」のものだと感じました。
しかし、その一過性な盛り上がりから生まれた職員同士の繋がりが、今の仕事に活きている人も多かれ少なかれ存在するのではないかと思います。

「継続した効果」というよりも、誰かにとって何かのきっかけになるような形で、一定の役割を果たすものなのでしょう。
紙媒体の庁内報を通じて、富田林市の組織の活性化に繋がっていることを心より願っています。

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まとめ

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今回は、紙媒体での庁内報のメリットとデメリットと1年間の取り組みを通じて私が感じたことについて、ご紹介しました。

紙媒体の庁内報には、良し悪しがあります。
しかし、これからの時代においては、WEB庁内報が前提で作成する方が良いのではないかと思っています。

また、庁内報を通じた様々なコミュニケーションの発生は、本当に良いものだと強く実感しました。
組織の何かが変わるきっかけになるものとして、庁内報を作ってみるのも良いのかもしれません。

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