地方公務員ブロガー 納 翔一郎~富田林INFORMATION×WORK×LIFE~

【2022.12.28更新終了】地方公務員のこと、富田林市のこと、公務員本の読書記録などを書くブログです。

8時間を分解して考えよう!効率的に仕事を進めるために私が実践している時間の使い方

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みなさんは、1日約8時間ある仕事の時間を、どのように使っていますか?

全国各地の地方公務員においては、人員削減や仕事の多様化により一人当たりの仕事量が年々増加しています。
「仕事の余裕がない」という人も多いでしょう。

しかし、今だからこそ、改めてきちんと仕事の時間の使い方を考えてみませんか?
私は、仕事を少しでも効率的に進めるために、時間を分解することを実践しています。

では、どのような方法でしょうか?
今回は、効率的に仕事を進めるために私が実践している時間の使い方について、ご紹介します。

私の1日8時間の仕事時間の使い方!

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早速ですが、私の1日8時間の仕事時間の使い方をご紹介します。
一つの時間の使い方事例として、参考にご覧ください。

午前中(3時間)

まずは、午前中3時間の使い方です。

朝一は、脳も身体も疲れていない状況であるため、1日の中で一番効率的で効果的な仕事ができると考えています。
そのため、最重要な仕事や資料作成は、午前中に行うことを意識しています。

また、朝一に最重要な仕事や資料作成を行うことで、達成感や解放感などメンタル的にも良い一面があります。
「朝一にいきなり集中出来ない」という人は、最初の10分だけ集中してみることから始めてみると良いでしょう。

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午後一(昼休み明け3時間)

次は、午後一の昼休み明け3時間の使い方です。

昼食後の午後一は、眠気に襲われて頭が回りにくい時間帯です。
そのため、打ち合わせやミーティングなどの対人業務を中心に、スケジュールを組むようにしています。
また、この時間帯に事務仕事をする場合は、マルチタスクは行わずに一つの案件だけに集中して取り組むことを意識しています。

一般的に午後一の眠気は、体内時計による生理現象と言われています。
少しでも眠気を緩和するためにも、昼休みに15分ほどの昼寝、もしくは、ぼーっとする時間を作ると良いかもしれません。

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夕方(2時間)

最後は、夕方2時間の使い方です。

夕方は、脳も身体も疲労困憊の状態になっており、一番ミスが起きやすい時間帯です。
そのため、重要な仕事は行わずに、簡易な事務処理を中心とした仕事をするようにしています。

また、「今日やり残した仕事はないか?」と「明日必ずしなければならない仕事はなにか?」の2つについては、必ず確認するようにしています。
そして、スケジュールを含めて仕事全体を俯瞰し、現状を把握することも意識しています。

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8時間を分解して考えてみよう!

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では、具体的に、どのような方法で仕事の時間を分解すれば良いのでしょうか?
ここでは、私が実践してきた具体的な方法について、ご紹介します。

1時間単位から始める!

まずは、1時間単位から始めることです。

いきなり15分や30分単位での細かい時間・仕事の管理を行うと、なかなか思うように取り組むことが出来ず、継続出来ないかもしれません。
そのため、最初は1時間単位で漠然と始めてみましょう。

具体的には、「最低限ここまで終わらせる」や「この仕事に着手する」くらいの分解からで大丈夫です。
1時間の漠然とした使い方を、8回考えてみるところから始めてみてください。

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45分単位にしてみる!

次は、45分単位にしてみることです。

1時間単位から45分単位にすることで、8分割から10分割+30分の余白へと変わります。
そして、ここからは、漠然とした時間の使い方ではなく、具体的な45分の仕事内容や目標設定をしてみましょう。

例えば、「資料作成や細かいタスクを終わらせる」や「照会の回答を作成して回答起案をあげる」などです。
時間管理に慣れていくだけでなく、具体性のある仕事内容や目標設定の練習をしてみると良いでしょう。

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慣れたら30分単位にする!

最後は、慣れたら30分単位にすることです。

30分単位にすることで、1日8時間を16分割することができます。
そして、より細かいレベルでの仕事内容や目標設定をしてみると良いでしょう。

そして、1日に16個の仕事をするという意識を持つことで、時間管理をしていない頃と比較すると、間違いなく効率的に仕事は進んでいるでしょう。
最初は30分という区切りに追われて慌てることもあるかと思いますが、慣れることでいつの間にか仕事が順調に進むようになっているでしょう。

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【私の絶対ルール】時間の余白をつくる!

ご参考として、私の絶対ルールにしている「時間の余白をつくること」について、ご紹介します。

仕事における時間の使い方として、私は必ず「1時間の余白」を作るように意識しています。
具体的には、30分×16分割のうち、2分割は何も予定を入れないという方法です。

この余白を作ることで、気持ち的に余裕が出来るだけでなく、緊急案件にも余裕を持って対応することができます。
「普段仕事が忙しくて余白は作れない」と感じる人も、まずは30分だけでも意識的に余白を作ってみてください。

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仕事時間の分解を実践して感じている3つの効果とは?

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私は仕事時間の分解を実践し続けることで、様々な場面で効率的に仕事ができていると感じています。
ここでは、仕事時間の分解を実践して感じている3つの効果について、ご紹介します。

仕事のメリハリがつく!

まずは、仕事のメリハリがつくことです。

仕事時間を分解することで、「今はこの仕事をする時間」というように仕事と向き合うことができます。
マルチタスク能力も大切ではありますが、より効率的で効果的な仕事をするためには、一つひとつの仕事に素直に向き合うことが重要だと私は感じています。

また、仕事時間の分解内容を同じ係員や係長などに共有することで、より高い効果を発揮するでしょう。
個人だけでなく組織としても効率的な仕事になると思いますので、情報共有も意識的に実践してみてください。

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仕事管理につながる!

次は、仕事管理につながることです。

仕事時間の分解をすることで、仕事自体の管理もきちんと行うことができます。
どの仕事がどこまで進んでいるのか、また、いつまでに終わらさなければならないのかなど、より具体的な仕事管理ができます。

私は、仕事時間の分解を始めて以降、細かい仕事の処理漏れや対応漏れがほとんどなくなりました。
きちんと仕事を管理出来ていることに繋がっている成果だと、今となっては考えています。

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メンタル的にも楽になる!

最後は、メンタル的にも楽になることです。

仕事時間の分解を行い仕事管理も出来るようになると、「なんとなく仕事に追われている感じ」がなくなります。
具体的に「何が終わっていなくて、いつまでにやらなければならないのか?」や「どのようにすれば終わるのか?」などが理解出来るようになり、仕事の全体像をしっかりと捉えるためです。

また、余白時間を少しでも作ることで、精神的にも余裕をもった生活リズムを作り出すことができるでしょう。
時間の使い方を管理することは難しいかもしれませんが、現状を変えたい人ほど挑戦する価値はあると思います。

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まとめ

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今回は、効率的に仕事を進めるために私が実践している時間の使い方について、ご紹介しました。

時間の管理は、いきなり完璧に出来るものではありません。
最初は失敗しても良いと思います。
そのため、根気よく継続してみるところから始めてみてください。

また、時間の使い方を考えることは、仕事が忙しいときこそ実践してみてほしいです。
時間の使い方を細分化する習慣を身につけて、心身共に効率的な仕事をさばく力を身につけてみましょう。
本記事が誰かの参考になると、心より嬉しく思います。

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